Mağaza sayımı: arka depo ve satış alanı aynı gün nasıl sayılır?

Cumartesi öğleden sonra mağaza dolu. Sayım ekibi arka depoda 12 Roma koltuk sayarken bir müşteri salondaki koltuğu seçip ödeme yapıyor, personel de arka depodan iki koltuk getirip salona koyuyor. Aynı iki koltuk önce depoda sayıldı, şimdi salonda yeniden sayılacak. Mağaza açıkken sayımın temel sorunu budur: ürün sayım sırasında yer değiştirir. Aşağıda kesim saati, bölge kilidi ve iki aşamalı sayımla çifte sayımın nasıl önleneceğini anlatıyoruz.

Önce karar: mağaza kapalı mı, açık mı?

Üç seçenek vardır:

• kapalı sayım: en güvenlisidir, ama satış kaybı yaratır;
• açılıştan önce ya da kapanıştan sonra sayım: satış kaybı olmaz, ekip saatleri uzar;
• açıkken sayım: satış sürer, ama sıkı bir hareket kuralı gerekir.

Küçük bir mağaza açılıştan önce sayılabilir. Mağaza açıkken sayılacaksa en sakin saatleri seçin, örneğin hafta içi öğleden önceyi; satış verinizden saatlik yoğunluğu bir kez çıkarmak bu kararı kolaylaştırır. Kalem sayısı fazlaysa ve mağaza açık kalacaksa aşağıdaki kurallar zorunlu hâle gelir. Önceden şunları hazırlayın:

• salon bölgelerini raf ve vitrin sırasına göre numaralandırın;
• bant, şerit ve "sayım var" levhasını hazır tutun;
• hareket formunu basıp kasaya ve arka depoya birer deste verin;
• satış personeline sayımın kapsamını değil, yalnızca hareket kuralını anlatın.

Kesim saati ve bölge kilidi

Sayımdan önceki son giriş, çıkış ve transfer fişlerini belirlenen saatte kapatın; bu saat rapora yazılır. Her bölge sayılmadan önce "kilitlenir": arka depo kapısına bant çekilir, salondaki bölgenin raflarına renkli bir şerit asılır. Sayılan bölgeye "sayıldı" şeridi konur. Kilitli bölgeden ürün gerekiyorsa tek yol ekip liderine başvurmaktır; lider ürünü bir hareket formuna yazar.

İki aşamalı sayım

Önce arka depo, sonra satış alanı sayılır; ya da tersi, ama sıra baştan belli olur. İki aşama arasında bir hareket formu tutulur: ürün kodu, adet, saat, hangi bölgeden hangisine ve imza. Formu ürünü taşıyan kişi doldurur, lider imzalar. Kural şudur: bir ürün hangi bölgede sayıldıysa orada sayılmış kabul edilir; sayılmış bölgeden çıkıp henüz sayılmamış bölgeye giren ürün formda yazılı olduğu için ikinci bölgede yeniden eklenmez.

Örnek: arka depo sayımı bitti ve 12 Roma koltuk bulundu. Sonra personel depodan 2 koltuk alıp salona koydu ve form tutuldu. Salon sayımı 5 koltuk buldu; bunların 2'si formdaki koltuklardır. Doğru toplam 12 + (5 − 2) = 15'tir. Form tutulmasaydı 12 + 5 = 17 çıkardı ve kayıttaki 15 koltuğa göre 2 adetlik sahte bir fazlalık görünürdü.

Satışlar ve teslime hazır ürünler

Sayım sırasındaki satışları fiş saatiyle listeleyin. Kayıt bakiyesi kesim saatine göre alınıyorsa, sayım sırasında satılan adetler ya kayıt bakiyesinden düşülür ya da sayılan miktara eklenir; hangisini seçtiğinizi baştan yazın ve iki bölgede de aynı uygulayın. Satılmış ama müşterinin henüz almadığı ürünleri "teslime hazır" etiketiyle ayrı bir rafta toplayın; sayımda hem raf hem fiş eşleşsin. Sayım bitince fiş numaralarını kasa raporuyla ve hareket formlarıyla yan yana koyup karşılaştırın. Müşteri ürünü sayım sırasında teslim alıyorsa bu da hareket formuna yazılır.

Sonuçları nasıl yazmalı?

Rapor iki bölgeyi ayrı satırlarda göstermelidir: arka depo ve salon. Kayıt konum bilgisi tutuyorsa ve ürün kayıtta salonda görünürken sayımda arka depoda çıkıyorsa, bu bir miktar farkı değil yer farkıdır ve ayrı sınıflanır. Yer farkı toplam stoğu değiştirmez, ama müşteriye "şu an salonda var" denmesini engellemek için düzeltilmesi gerekir.

Sonuç

Mağaza sayımında asıl iş ürünleri saymak değil, sayım sırasındaki hareketi kontrol altında tutmaktır. StockSystem mağaza ve şube stok denetiminde transfer fişlerini, iade ve hasar kayıtlarını inceler; mağaza ile merkez kaydı arasındaki farkın hangi hareketten doğduğunu bulur ve sayım gününü takviminize göre belirler.