Yerel muhasebecinin 1C bakiyesi neden depoyla tutmuyor?

Türkiye'den gelen yönetici stoğu sorduğunda üç ayrı yanıt alır. Depocu 4.700 metre sayar, yerel muhasebecinin 1C'sinde 5.000 metre yazar, merkez ofisin elindeki Excel ise bir başka rakamı gösterir. Kimse yanlış söylemiyor; üçü de farklı bir şeyi ölçüyor. Farkı kapatmak için önce hangi rakamın neyi anlattığını ayırmak gerekir.

Üç farklı bakiye

• Fiziksel bakiye: Rafta o anda duran mal. Sayımla bulunur.
• Depo kaydı: Depocunun giriş-çıkış defteri ya da tablosu. Mal hareket ettiği anda yazılır.
• Muhasebe bakiyesi: 1C'de, belgelerin işlendiği tarihe göre oluşan bakiye. Fatura ve irsaliye işlenince değişir.

Bu üçü her an aynı olmaz; farkın önemli bir kısmı hata değil, zaman farkıdır. Örneğin cuma 17.00'de 200 metre kumaş depodan çıkar; depocu cuma günü yazar, muhasebeci pazartesi işler. Cuma akşamı sayım yapan biri 1C'ye bakıp 200 metre "eksik" bulur, pazartesi bu fark kendiliğinden kapanır. Ortada bir hata yok, yalnızca iki belge arasında iki gün var.

Farkın en sık beş nedeni

1. İşlenmemiş çıkış. Sevkiyat yapılmış, ama fatura ya da irsaliye ertesi gün ya da hafta başında 1C'ye girilecek.
2. Yoldaki mal. Türkiye'den gelen sevkiyat muhasebede alınmış ama depoya henüz girmemiş (ya da tersi).
3. Fasondaki malzeme. Kumaş fasoncuya gönderilmiş; depoda yok, ama muhasebede hâlâ stok görünüyor.
4. Aynı ürünün iki kaydı. Rusça, Özbekçe ya da Türkçe adla açılmış iki kalem var, her birinin bakiyesi farklı.
5. Birim farkı. Aynı kalem bir yerde metre, başka yerde kg olarak hareket görmüş. Tedarikçi kg ile, müşteri metre ile çalıştığı için bu neden özellikle tekstilde sık görülür.

Geriye dönük düzeltmeler ve negatif bakiyeler de bu listeye girer; ama başlangıç için bu beş neden farkların çoğunu açıklamaya yeter.

Farkı parçalamak

Varsayımsal bir örnek: 1C'de 5.000 metre, sayımda 4.700 metre; fark 300 metre. Her parçanın yanına belge numarasını yazarak ayırdığımızda:

• 220 metre: çıkışı yapılmış, belgesi yarın işlenecek sevkiyat;
• 50 metre: üretime numune olarak verilmiş, fiş yok;
• 30 metre: açıklanamayan, gerçek eksik.

220 + 50 + 30 = 300. Yani "300 metre kayıp" demek yanlış olur; gerçek eksik 30 metredir, kalanı belge düzenindeki gecikmeler ve eksiklerdir. Muhasebeci ile depocu bu tabloya birlikte baktığında tartışma "kim hata yaptı" sorusundan "belge neden geç işlendi" sorusuna döner.

Merkez ofise tek cümleyle anlatmak

Yönetimin ilk sorusu çoğu zaman "ne kadar kayıp var?" olur. Yukarıdaki tabloyla yanıt şöyle kurulabilir: "Kayıtla sayım arasında 300 metre fark var; 270 metresi işlenmemiş belge ve fişsiz numuneden, 30 metresi gerçek eksikten kaynaklanıyor ve her biri için sorumlu ile tarih belli." Böyle bir cümle hem rakamı hem çözümü taşır. Yalnızca "300 metre eksik" demek ise gereksiz bir alarm yaratır.

Haftalık mutabakat düzeni

Sayımı beklemeden de aradaki makası küçültebilirsiniz. Toplantı kısa kalsın: depo sorumlusu, muhasebeci ve varsa merkez ofisle bağlantıyı kuran kişi on beş dakika ayırır. Kimin hangi belgeyi işleyeceği, kimin düzeltme önereceği ve kimin onaylayacağı baştan yazılı olmalıdır. Rol belli değilse her fark kişiler arasında dolaşır.

• haftada bir, aynı kesim saatiyle (belirli bir ana kadar işlenen belgelerle) iki bakiyeyi karşılaştırın;
• "çıkışı yapılmış ama işlenmemiş belgeler" listesini depocudan alıp muhasebeciye verin;
• listedeki her gecikmiş belgenin yanına gecikme nedenini yazın;
• negatif bakiyeli kalemleri ayrı raporlayın;
• ay sonunda, kapanıştan önce son bir kontrol yapın.

Sonuç

Üç bakiyeyi aynı kesim saatine getirdiğinizde gerçek eksik çoğu zaman toplam farkın yalnızca bir bölümünü oluşturur; gerisi belge düzeniyle çözülür. StockSystem sayılan miktarı 1C, Excel ya da ERP'deki bakiyenin yanına koyar, farkları girilmemiş fiş, yanlış kalem ve gerçek eksik gibi nedenlere ayırır; düzeltme için sisteminizin içe aktarma düzenine uygun bir liste de hazırlar.