Sayım ekibine brifing: roller, sayım kartları ve yeniden sayım kuralı

Sayım sabahı sekiz kişi depo kapısında toplanıyor. Biri kâğıt dağıtıyor, bir diğeri hangi bölgeyi sayacağını soruyor, üçüncüsü açılmış bir koliyi "yarım" diye kenara koyup koymayacağını bilmiyor. Yirmi dakikayı geçmeyen düzenli bir brifing, günün en sık hatalarını baştan önler. Aşağıda roller, sayım kartları, iki kişilik sayım ve yeniden sayım kuralını bir gündem olarak sıralıyoruz.

Dört rol

Küçük bir ekipte bile rolleri ayırın:

• ekip lideri: bölge dağıtımı, sorular ve kararlar;
• sayan: ürünü sayar ve miktarı yüksek sesle söyler;
• yazan: miktarı sayım kartına yazar ve tekrar eder;
• belge sorumlusu: kartları dağıtır, geri toplar ve kayıt altına alır.

Depo sorumlusu sayıma karışmaz; sorulara yanıt verir ve fiş kapanışını izler. Sayan ile yazan her bölgede yer değiştirir. Aynı kişi hem sayıp hem yazarsa kendi hatasını göremez; ikinci göz bu yüzden vazgeçilmezdir.

Brifing gündemi

Brifing yirmi dakikayı geçmesin ve şu sırayı izlesin:

1. Amaç ve kapsam: hangi depo, hangi bölgeler, kesim saati.
2. Bölge haritası: hangi çift nerede çalışıyor.
3. Birim kuralları: hangi ürün top, koli, palet ya da adet olarak sayılır ve kalem kartındaki birim neyi gösterir.
4. Özel durumlar: açık koli, hasarlı ürün, etiketsiz top, karışık palet.
5. İletişim: sorular kime gider, mola ve kapanış saati.

Sayım kartı

Sayım kartı numaralıdır ve şu alanları taşır: kart numarası, bölge, kalem kodu, parti ya da renk, birim, sayılan miktar, sayan ile yazanın imzası ve saat. Kartta kayıttaki miktar yazmaz; ekip beklenen rakamı bilmeden sayar ve rakama uyum sağlamaya çalışmaz. Kartlar dağıtılmadan önce sayılır, her kartın akıbeti kaydedilir. Sayım ve kontrol sayımı için farklı renkte kartlar kullanın; böylece bir bölgenin iki kez sayılıp sayılmadığı rafın başında bile görülür. İptal edilen kart atılmaz, çizilip imzalanır ve geri verilir, çünkü sayısı gün sonunda tutmalıdır.

Örnek: 400 kart basıldı. Gün sonunda 372'si kullanılmış, 11'i iptal edilmiş, 17'si boş kalmış; 372 + 11 + 17 = 400. Toplam tutuyorsa hiçbir kart kaybolmamıştır. Bir kart eksikse bir bölge kartsız sayılmış ya da bir satır unutulmuş olabilir.

İki kişilik sayım ve yeniden sayım kuralı

Sayan yüksek sesle söyler ("Roma gri, kırk iki"), yazan tekrar eder ve yazar. Büyük miktarları gruplara bölün: koli yığınında önce kat sayısı, sonra kattaki koli sayısı sayılır. Sayımı yarıda bırakmak gerekirse istifin üzerine bant yapıştırın ve karta "kaldığım yer" yazın. Dönen kişi o istifi baştan sayar; "yaklaşık" yazmak yoktur.

Brifingde üç kural net olmalı:

1. Sayılan bölgeye mal girmez, bölgeden mal çıkmaz; hareket gerekiyorsa ekip liderine söylenir.
2. Açık, hasarlı ya da etiketsiz ürün ayrı işaretlenir ve lidere bildirilir.
3. Emin değilseniz tahmin etmeyin; kartı işaretleyin ve lider gelsin.

Bölgesini bitiren çift başka bir çiftin bölgesinde kontrol sayımı yapar. Tutmayan satır, sayımdan önce yazılmış eşiğe göre aynı gün yeniden sayılır; ekip bu eşiğin var olduğunu ve değerini bilmelidir.

Örnek: sekiz kişi dört çift oluşturur. 12 bölgeyi dört çifte paylaştırırsanız her çifte 3 bölge düşer. Bölgelerini bitiren çift, başka bir çiftin 3 bölgesinde kontrol sayımı yapar; yani her çiftin 3 sayım ve 3 kontrol olmak üzere 6 işi vardır. Toplam 4 × 6 = 24 iştir: 12 sayım, 12 kontrol. Yirmi dakikalık bir brifing, 8 saatlik (480 dakikalık) bir günün yaklaşık yüzde 4'üdür (20 ÷ 480). Bu kısa süre, gün içinde aynı sorunun bir kez daha sorulmasını engeller.

Sonuç

İyi bir brifing sayımı yavaşlatmaz, tersine yeniden sayım sayısını düşürür. StockSystem sayım gününde bölgeleri ekiplere paylaştırır; bir ekip bölgeyi tamamlayınca başka bir ekip kontrol sayımı yapar, tutmayan satırlar aynı gün yeniden sayılır.