Özbekistan'da depo kuran Türk üretici için ilk yıl kontrol listesi

Türkiye'den gelen bir üretici ya da perakendeci Özbekistan'da faaliyete başladığında depo genellikle aceleyle kurulur. İlk aylarda üretim, satış ve gümrük işleri öncelik kazanır, stok düzeni sonraya kalır. Oysa kalem kodları, birimler ve belge düzeni ilk aylarda atılan adımlarla oturur; sonradan değiştirmek hem pahalı hem zordur. Aşağıdaki kontrol listesi ilk yılı dört döneme ayırıyor.

İlk ay: kodlar ve birimler

• Kalemlere tek bir kod sistemi verin; merkez ofisteki kod ile yerel 1C'deki kodun karşılığını bir tabloda tutun.
• Her kalem için ana birimi belirleyin (kumaşta metre, seramikte m², mobilyada takım) ve dönüşüm katsayılarını kalem kartına yazın.
• Depo bölgelerine ad verin ve adları sabit tutun: A, B, C gibi; raflara yer kodu koyun.
• Parti, renk ve ton gibi ayırt edici bilgilerin kayıtta nereye yazılacağına baştan karar verin.

Türkiye'deki kodlama alışkanlığı ile yerel 1C'deki kalem adları çoğu zaman uyuşmaz. Bir kumaşın merkezde Türkçe adla, yerelde Rusça adla açılması aynı ürünün iki kalem olmasına yol açar. Bu yüzden ilk ay içinde en çok hareket gören 50 ile 100 kalem için ortak bir kod tablosu çıkarın ve yeni kalemi yalnızca bu tablo üzerinden açın.

İlk üç ay: belge düzeni

• Giriş, çıkış, transfer ve iade için standart belgeleri belirleyin; her belgeyi kimin hazırlayıp kimin onaylayacağı yazılı olsun.
• Merkez ofisin yönetim raporu ile yerel muhasebecinin 1C'si arasındaki farkın nasıl çözüleceğini baştan konuşun; kesim tarihi belli olsun.
• Fasona giden malzeme ve yoldaki mal için ayrı bir takip tablosu açın.
• Yerel mevzuatın belge ve saklama gerekliliklerini yerel muhasebecinizle teyit edin.

Türkiye'den gelen sevkiyatların hangi aşamada stok sayılacağını da baştan belirleyin: yola çıktığında mı, sınırdan geçtiğinde mi, depoya girdiğinde mi? Muhasebe ile depo bu noktada ayrışırsa her sevkiyat bir tartışma konusu olur.

Üçüncü ile altıncı ay arası: ilk bağımsız sayım

Birçok işletme ilk sayımı yıl sonuna bırakır. Oysa hatalar birikir; ilk üç ile altı ay arasında yapılan bir sayım, sistemin nerede aksadığını daha küçük rakamlarla gösterir. İlk sayımdan şunlar beklenir:

• kalem listesindeki çift ve karışık kayıtlar ortaya çıkar;
• birim hataları görülür;
• hangi belgelerin geç işlendiği belli olur;
• depo ekibi sayım düzenini öğrenir.

İlk sayımın amacı rakamı kusursuz hâle getirmek değil, düzeni sınamaktır. Fark çıkması da normaldir; asıl önemli olan farkın nedenlerinin yazılması ve bir sonraki sayıma kadar düzeltilmesidir.

Ekip ve dil

Depo çalışanlarının çoğu Özbekçe ve Rusça konuşabilir, yönetim ise Türkçe konuşur. Etiket, kalem adı ve belge şablonları herkesçe anlaşılır olmalı. Kalem adlarını tek bir dilde tutup diğer dillerdeki karşılıklarını yan sütuna eklemek karışıklığı azaltır. Kısa bir sözlük (metre, top, koli, palet, parti) depodaki herkesin elinde olsun. Sözlükte yer almayan bir terim sayım gününde kolayca yanlış anlaşılır. Etiketteki kodlar ve sayılar dilden bağımsızdır, bu yüzden en güvenli bilgi taşıyıcılarıdır; metin gerektiğinde iki dilde yazın.

Yıl sonuna doğru: sayım takvimi

• yılda bir tam sayım ve öncesinde bir deneme sayımı;
• hızlı hareket eden kalemler için aylık döngüsel sayım;
• her sayımdan sonra fark nedenlerinin kısa bir özeti;
• gelecek yılın sayım takviminin üretim ve satış yoğunluğuna göre planlanması.

Takvimi yılın başında yazılı hâle getirmek, yoğun dönemde sayımın ertelenmesini önler. Her sayımdan sonra bir önceki sayımın sonuçlarıyla kısa bir karşılaştırma yapın: aynı kalemler yine mi fark veriyor?

Sonuç

İlk yılda atılan sağlam adımlar sonraki yıllardaki sayım yükünü azaltır. StockSystem ilk görüşmede depoyu yerinde gezer, hangi kalemin metre, kg, m² ya da adet olarak tutulduğunu ve kayıtların hangi programda durduğunu not eder; sayım gününü de üretim ve sevkiyat planınıza göre seçer.