Türkiye'den gelen mal: sevkiyat belgelerinden depo girişine
Sevkiyat belgesindeki miktar, kamyondaki mal ve depoya giren kayıt aynı olmayabilir. Mal kabulde kontrol sırası ve fark tutanağı için bir düzen.
Türkiye'den gelen bir sevkiyatta aynı mal için üç rakam dolaşır: faturada yazan, çeki listesinde yazan ve kamyondan inen. Üçü de aynı olmak zorunda değildir; üstelik farklı birimlerde yazılmış olabilir. Fark, mal depoya girdikten sonra fark edilirse tedarikçiye, taşıyıcıya ya da sürücüye geri dönmek zorlaşır. Bu yüzden mal kabul, depo kaydının ilk ve en ucuz kontrol noktasıdır. Aşağıda belgelerden depo girişine giden yol için bir kontrol sırası var.
Gümrük işlemleri ve vergi hesapları bu yazının konusu değildir; bunları gümrük müşavirinizle ve muhasebecinizle netleştirin.
Dört rakam, dört belge
- Fatura: ticari miktar, çoğunlukla metre, adet ya da m² cinsinden.
- Çeki listesi (packing list): top, koli ya da palet sayısı ve çoğu zaman kg.
- Taşıma belgesi (örneğin CMR): toplam koli sayısı ve brüt ağırlık.
- Depo girişi: sizin saydığınız ve kalem kartındaki birimle yazdığınız miktar.
Bunlar birbirini tamamlar ama aynı şeyi söylemez. Çeki listesi "30 top" derken fatura "4.500 metre" der; ikisi de doğru olabilir ama metreyi doğrulamak için topların etiketine bakmak gerekir.
Yola çıkmış ama depoya girmemiş mal, depo stoğu değildir. Muhasebenin bu malı hangi aşamada stok saydığı sizin kararınızdır (yola çıktığında mı, sınırdan geçtiğinde mi, depoya girdiğinde mi); önemli olan kararın yazılı olması ve "yolda" malın ayrı bir listede görünmesidir. Sayım günü yoldaki mal rafta aranmaz.
Boşaltmadan önce
- Araç plakası ve belge numaraları sevkiyat bilgisiyle eşleşiyor mu?
- Mühür numarası belgedeki ile aynı mı, mühür sağlam mı?
- Yükün boşaltma öncesi hâli fotoğraflandı mı? Sürücü hazırda mı?
Bu üç soru birkaç dakika sürer. Yanıt "hayır" ise boşaltmaya başlamadan sorumluyu bilgilendirin ve durumu yazılı olarak not alın.
Boşaltma sırasında: önce kör sayım
Sayımı yapan kişi çeki listesine bakmadan paletleri, topları ya da kolileri sayar; buna kör sayım denir. Beklenen rakamı görerek sayan kişi farkında olmadan o rakama doğru yönelir. Önce kendi sayımı yazılır, sonra çeki listesiyle karşılaştırılır.
- Palet, top ve koli sayısı sayılır.
- Etiketlerden metre, adet ya da m² okunur; kalem kartındaki birime çevrilir.
- Her kalemin parti, renk ya da ton bilgisi etiketle ve belgeyle karşılaştırılır.
- Hasarlı ya da ıslak ambalaj ayrılır, fotoğraflanır.
- Sayım sonucu, fatura ve çeki listesiyle yan yana yazılır.
Fark varsa sürücü ayrılmadan tutanak
Fark ortaya çıkarsa tutanak, sürücü ya da taşıyıcının temsilcisi hâlâ oradayken hazırlanır. İçine tarih, araç plakası, belge numarası, kalem, belgedeki miktar, sayılan miktar, fotoğraf bilgisi ve imzalar yazılır. Tedarikçiye bildirim için sözleşmenizdeki süreler geçerlidir; bu süreleri baştan öğrenin ve mal kabul formuna yazın. Sorumluluğun kimde olduğu sözleşme ve teslim şartlarına bağlıdır; bu konuda hukuk müşavirinize ya da lojistik sorumlusuna danışın.
Örnek: çeki listesi doğru, metre eksik
Varsayımsal bir sevkiyatta fatura 30 top × 150 m = 4.500 m kumaş gösteriyor; çeki listesinde 30 top yazıyor. Kör sayımda 30 top bulunuyor, yani top sayısı tam. Etiketlere bakınca 28 topta 150 m, 2 topta 120 m yazıyor: 28 × 150 = 4.200 ve 2 × 120 = 240, toplam 4.440 m. Faturadan 60 m eksik; bu, 60 ÷ 4.500 = yaklaşık yüzde 1,3 eder.
Çeki listesi top sayısı bakımından "doğru" olduğu için yalnızca top sayısına bakılsaydı fark hiç görülmezdi. Depo girişi 4.440 m olarak yazılır, 60 m fark aynı gün tutanağa geçer ve tedarikçiye bildirilir. Metre etikete bakmadan doğrulanamaz.
Sonuç
Mal kabulde yakalanan fark kısa bir tutanakla kapanır; depoya girdikten haftalar sonra yakalanan ise çoğunlukla tartışmaya döner. StockSystem sayımda kayıttaki bakiyeyi sahadaki miktarla yan yana koyar ve farkları girilmemiş fiş, yanlış kalem ve gerçek eksik gibi nedenlere ayırır; mal kabulden gelen farklar da bu ayrımda görünür.