Yeniden sayım kuralları: ne zaman tekrar sayılır, ne zaman durulur?

Sayımda 42 satır kayıtla tutmadı. Biri hepsini yeniden saymak istiyor, bir diğeri "fark zaten küçük, geçelim" diyor. İkisi de yanlış: her satırı yeniden saymak günü uzatır, hiçbirini saymamak ise sayım hatasını gerçek fark gibi rapora taşır. Çözüm, sayımdan önce yazılmış bir yeniden sayım kuralı koymaktır: eşik, ikinci ekip ve son karar. Aşağıda bu kuralı nasıl kuracağınızı anlatıyoruz.

Neden yazılı bir eşik gerekir?

Eşik yoksa karar, o anki yorgunluğa ve kişilere göre değişir; aynı büyüklükteki fark bir bölgede yeniden sayılır, başka bir bölgede geçilir. Eşik üç ölçütü bir araya getirir ve biri aşıldığında satır yeniden sayılır:

• değer: örneğin 100 USD'nin üzerindeki fark;
• oran: kayıtlı miktarın örneğin yüzde 5'ini aşan fark;
• özel durum: sıfır olması gereken yerde stok çıkması, negatif bakiye ya da kayıtta olup hiç bulunamayan kalem.

Rakamlar işletmeden işletmeye değişir; önemli olan sayımdan önce yazılmış olmalarıdır. Eşiği sayım sorumlusu, depo müdürü ve muhasebe birlikte belirlemelidir; böylece fark çıktığında kimse kuralı sonradan tartışmaz. Ölçüm toleransı bulunan ürünlerde (kumaşta metre gibi) tolerans içindeki farklar yeniden sayıma girmez.

Örnek: 42 satırdan 18'e

Varsayımsal bir sayımda 300 satır var ve 42'sinde fark çıkıyor. Bunların 18'i eşiği aşıyor. Bir satırı yeniden saymanın ortalama 6 dakika sürdüğünü varsayalım:

• 42 satırı yeniden saymak: 42 × 6 = 252 dakika, yani 4,2 saat;
• yalnızca 18 satırı yeniden saymak: 18 × 6 = 108 dakika, yani 1,8 saat.

Aradaki fark 144 dakika, yani 2,4 saattir. Eşiğin altında kalan 24 satırın (42 − 18) nedeni yazılıp bırakılır; bu satırlar rapora "eşik altı" olarak girer, gizlenmez. Diyelim ki 18 satırın 11'inde ikinci sayım ilkinden farklı çıktı ve kayıtla tuttu: bunlar sayım hatasıdır. Kalan 7 satırda ikinci sayım ilkini doğruladı; fark teyit edilmiştir ve nedeni araştırılacaktır. 11 + 7 = 18. Böylece ekip, yeniden sayım için ayrılan zamanı gerçekten önemli satırlara harcar.

İkinci ekip ve kör sayım

Yeniden sayımı ilk sayan ekip yapmaz; ikinci bir ekip yapar. İkinci ekip ne ilk sayımı ne de kayıttaki miktarı görür. Rakamı bilen ekip "tutana kadar" sayar ve bu bağımsız bir sayım sayılmaz. Yeniden sayım sonucunu eskisinin üzerine yazmayın; ayrı bir sütunda, saat ve imzayla dursun.

Karar akışı: ne zaman durulur?

1. İkinci sayım ilkiyle aynıysa fark teyit edilmiştir; sayım biter, neden araştırmasına geçilir.
2. İkinci sayım kayıtla aynıysa ilk sayım hatalıydı; satır kapanır.
3. İkinci sayım ne ilkiyle ne kayıtla aynıysa üçüncü sayım yapılır; bunu ekip lideri ile depo sorumlusu birlikte yürütür.

Üçüncü sayımdan sonra yeniden sayım yoktur. İki sayım uyuşuyorsa onlar kabul edilir; hâlâ uyuşmuyorsa ürün ölçüm aletiyle (tartı, metre) ayrıca ölçülür ve tutanağa yazılır. Son sözü sayım sorumlusu söyler ve karar imzalanır. Bu sınır, "rakam tutana kadar say" alışkanlığını da önler.

Yeniden sayımda nelere dikkat edilir?

Yeniden sayımın değeri, ilk sayımdan bağımsız olmasına bağlıdır:

• aynı gün yapılmalıdır; ertesi güne kalırsa depoda hareket başlar ve farkın sayım hatasından mı yoksa hareketten mi çıktığı anlaşılmaz;
• bölge o sırada kilitli olmalıdır; yeniden sayım sırasında ürün girmemeli ve çıkmamalıdır;
• ürün ilk sayımdaki birimle sayılmalıdır; koli yerine adet sayılırsa iki rakam karşılaştırılamaz;
• etiketler okunmalı, ama "etikette yazıyor" diye ölçüm atlanmamalıdır;
• açık koli, hasarlı ve etiketsiz ürünler ayrı satıra yazılmalıdır.

Sonuç

Yazılı bir kural, her sayımda aynı biçimde işler ve tartışmayı sayımın bitiminden önce çözer. StockSystem sayımında bir ekip bir bölgeyi tamamlayınca başka bir ekip kontrol sayımı yapar; tutmayan satırlar aynı gün yeniden sayılır.