Mobilya mağazasında iade ve hasarlı ürün kaydı

Müşteri üç gün önce aldığı koltuğu iade etti; başka bir teslimatta ise bir sehpanın ayağı kırıldı. İkisi de depoya döndü ve ikisi de kayıtta hâlâ "mevcut" görünüyor. Satış danışmanı ekranda stok görüp yeni bir müşteriye söz veriyor, ürün ise rafta çizikli ya da eksik parçalı bekliyor. İade ve hasar düzenli kaydedilmezse satılabilir stok olduğundan fazla görünür. Aşağıda durum kodlarıyla ve ayrı bir raf düzeniyle bunu nasıl önleyeceğinizi anlatıyoruz.

İade ve hasar nereden gelir?

Dört kaynak vardır ve her birinin çözüm yolu farklıdır:

• müşteri iadesi: ürün teslim edilmiş, sonra geri gelmiştir; kullanılmış olabilir;
• teslimat hasarı: nakliye ya da kurulum sırasında oluşur; sorumluluğun kimde olduğu sözleşmeye bağlıdır;
• depo içi hasar: istif, taşıma veya forklift kaynaklıdır;
• tedarikçiden hasarlı gelen mal: mal kabulde fark edilmemiş ya da kayda geçmemiştir.

Dördüncü grupta tedarikçiye ya da taşıyıcıya talep hakkı doğabilir ve bunun için fotoğraf ile tutanak gerekir; bildirim süresi sözleşmeden sözleşmeye değişir, kendinizinkini baştan not edin. Dördünü tek bir "hasarlı" başlığında toplarsanız, sonradan kimin ne kadar zarar ettirdiği anlaşılamaz.

Beş durum kodu

Kalem aynı kalır, değişen durumudur. 1C'de, Excel'de ya da ERP'de şu durumları ayrı bir alan olarak tutun:

1. Satılabilir: yeni, hasarsız, ambalajı sağlam. Yalnızca bu durumdaki ürün satılabilir stok sayılır.
2. İade, kontrol bekliyor: geri gelmiş, henüz incelenmemiş.
3. Onarımda: parça değişimi ya da tamir gerekiyor.
4. İndirimli satış: hafif kusurlu ama satılacak; kusur kayda yazılır.
5. Tedarikçi talebinde ya da hurda: talep yazısı bekleyen veya elden çıkarılması kararlaştırılan ürün.

Durumu serbest bir nota bırakmayın; stok listesinde süzebileceğiniz bir alan olsun. Excel'de ayrı bir sütun ve satılabilir stoğu o sütuna göre toplayan bir formül yeter.

Ayrı raf ve kontrol süresi

Her durumun fiziksel bir karşılığı olmalı. İade rafı ile hasar rafı satış alanından ve normal depo adreslerinden ayrı, işaretli bir bölgede durur. Ürünü "şimdilik" eski yerine koymak, birkaç gün sonra onu yeniden satılabilir gösterir.

İncelemeye bir süre koyun; örneğin iade edilen ürün üç iş günü içinde kontrol edilip durumu yazılsın. Form kısa kalsın: sipariş numarası, iade nedeni, hasarın yeri, fotoğraf, karar ve kararı veren kişi. Kararı depocu tek başına vermesin; mağaza müdürü ya da satış sorumlusu imzalasın, böylece "bu ürün neden indirime girdi?" sorusunun yanıtı kayıtta durur. Her ürüne durumu, sipariş numarasını ve tarihi gösteren bir etiket asın; sayım ekibi de rafı kayıtla bu etiketten eşleştirir.

Örnek: 12,5 milyon somluk görünmez risk

Varsayımsal bir örnek: kayıtta 60 adet "Lara sehpa" var; birim maliyeti 2.500.000 som, satış fiyatı 3.600.000 som. Sayımda satış alanı ve depoda 54 sağlam sehpa, iade rafında 3, hasar rafında 2 sehpa bulunuyor; 1 adet ise yok.

• 54 + 3 + 2 = 59, kayıt 60; gerçek fark 1 adet;
• iade ve hasarlı 5 sehpa kayıtta normal stok görünüyor: 5 × 2.500.000 = 12.500.000 som maliyet;
• satış ekranı 60 satılabilir sehpa gösteriyor, oysa kontrolden geçmiş ürün 54 adet.

İncelemede iade edilen 3 sehpadan 2'si sağlam çıkıyor, biri onarıma gidiyor; hasarlı 2 sehpadan biri tedarikçi talebine, öbürü indirimli satışa ayrılıyor. Satılabilir stok 54 + 2 = 56 oluyor; 56 + 1 + 1 + 1 = 59, eksik 1 ile 60 eder. Yüzde 30 indirimle satış fiyatı 3.600.000 × 0,70 = 2.520.000 som, yani maliyetin yalnızca 20.000 som üzerindedir. İndirimli satış zarar yazmaz ama kâr da bırakmaz; bunu önceden bilmek kararı kolaylaştırır.

Sonuç

İade ve hasarlı mobilyayı durum kodu ile normal stoktan ayırdığınızda satılabilir rakam gerçeğe yaklaşır, sayımda çıkan fark da açıklanabilir hâle gelir. StockSystem mağaza ve şube stok denetiminde iade ve hasar kayıtlarını inceler, mobilya ve showroom sayımlarında hasarlı ürünleri ayrı listede toplar.