Fasondaki malzemeyi saymak: deponuzun dışındaki stok

Fasona gönderilen kumaş kayıtta hâlâ sizin stokunuzdur, ama depoda değildir. Sayım sırasında bu malzeme "görünmez" olur: ne rafta sayılır ne de kâğıt üzerinde sorgulanır. Oysa fasoncuda biriken küçük farklar zamanla büyük bir rakama dönüşebilir. Bu yazıda deponuzun dışındaki malzemenin nasıl sayılacağını ve kayıtla nasıl karşılaştırılacağını anlatıyoruz.

Üç ayrı yer, üç ayrı sorumlu

Kumaş depodan çıktıktan sonra genellikle üç yerden birinde durur:

• kendi kesim masanızda;
• kendi atölyenizde (dikim, ütü, paketleme);
• fasoncunun tesisinde.

Her yerin sorumlusu farklıdır ve her yerde malzeme farklı biçimde bekler: top halinde kumaş, kesilmiş parça paketleri, yarı mamul ürünler. Örneğin kesim masasında bekleyen 400 metre kumaş depodan çıkış fişiyle üretime verilmiştir ama henüz kesilmemiştir; kesim bitince bir kısmı parça paketlerine, bir kısmı artığa dönüşür. Bu dönüşümler kayıtta izlenmezse malzeme sayım günü ortadan kaybolmuş gibi görünür. Sayım bu yerleri tek tek ele almalı; "fasonda" yazan tek bir satır yeterli değildir.

Fasoncuda olması gereken miktar

Fasoncudaki bakiye kayıtlardan hesaplanabilir:

Gönderilen − teslim alınan mamule giden sarfiyat − iade edilen artık = fasoncuda kalması gereken

Varsayımsal bir örnek: fasona 3.000 metre kumaş gönderildi. Karşılığında 2.400 adet gömlek teslim alındı; birim sarfiyat 1,2 metre olduğundan 2.880 metre kullanılmış sayılır. Fasoncu 40 metre artık iade etti. Kalması gereken: 3.000 − 2.880 − 40 = 80 metre. Sayımda fasoncuda 55 metre bulundu; fark 25 metre, gönderilen miktarın yaklaşık yüzde 0,8'i. Rakam küçük, ama bu fark sorulmazsa her partide biraz daha büyür.

Birim sarfiyat kesim planından ya da ilk partinin gerçek kullanımından alınır; model, kumaş eni veya yerleşim değişince güncellenmelidir. Güncel olmayan bir sarfiyat, fasoncuda "olması gereken" miktarı baştan yanlış gösterir.

Fasoncuda sayım nasıl yapılır?

1. Fasoncuya önceden haber verilir; sayım günü ve saati onunla birlikte belirlenir.
2. Sayım ortak yapılır: bir tarafta sizin temsilciniz, diğer tarafta fasoncunun yetkilisi bulunur.
3. Malzeme parti ve renk koduna göre ayrı ayrı sayılır; kesilmiş parça paketleri paket sayısı ve içindeki adetle yazılır.
4. Yarı mamul ürünler (dikilmiş ama bitmemiş) ayrı satırda, hangi aşamada oldukları belirtilerek kaydedilir. Örneğin 12 paket × 50 parça = 600 kesilmiş parça sayılırsa, bunların kaçının dikildiği ve kaçının hâlâ kesim paketinde durduğu ayrı yazılır.
5. Sonuç, iki tarafça imzalanan bir tutanağa geçirilir.

Bu sayım çıkış fişleriyle, teslim alma belgeleriyle ve sarfiyat tablosuyla karşılaştırılır. Fark, "fason" başlığı altında ayrı bir satır olur.

Belge düzeni

Aşağıdaki üç belge düzenli tutulursa fasondaki bakiye her an görülebilir:

• gönderim fişi (hangi parti, kaç metre, hangi tarih);
• teslim alma fişi (kaç adet mamul, kaç metre artık);
• aylık mutabakat: gönderilen, teslim alınan ve kalan miktarı gösteren, fasoncuyla birlikte imzalanan belge.

Aylık mutabakata sayım sonucunu da eklemek, fasoncudaki bakiyenin yalnızca kâğıtta değil sahada da doğrulandığını gösterir. Yazılı mutabakat, kalan malzemeyle ilgili olası bir anlaşmazlığı çözmeyi kolaylaştırır. Sorumluluğun nasıl paylaşıldığı ise sözleşmenizde yazılı olmalıdır.

Sık yapılan hatalar

• Birim sarfiyat tablosunu güncellemeden eski değerle hesap yapmak; model değişince sarfiyat da değişir.
• Fireyi ve iade edilmeyen kesim artığını hesaba katmamak; sarfiyat tablosu fireyi içermiyorsa fark yapay olarak büyür.
• Fasoncunun elindeki başka müşteriye ait malzemeyle sizinkini karıştırmak; her partinin yerinde ayrı işaretlenmesi gerekir.
• Bitmiş ama henüz teslim alınmamış mamulü hem fasoncuda malzeme hem depoda mamul olarak saymak.
• Mutabakatı yılda bir kez yapmak; fark aylarca birikir ve kaynağı bulunamaz.
• Fasoncudaki bakiyeyi yalnızca fasoncunun beyanına bırakmak; ortak sayım yapılmadan imzalanan bir mutabakat rakamı kanıtlamaz.

Sonuç

Fasondaki malzeme, deponuzun dışında ama kaydınızda duran stoktur ve sayıma girmelidir. StockSystem kesim masasında, atölyede ya da fasoncuda bekleyen malzemeyi sayar, çıkış fişleriyle karşılaştırır; fasoncunun tesisine gitmek gerekirse bu kapsam teklifte ayrıca yazılır.